Häufig gestellte Fragen Fragen

Zwar liefert KI hervorragende Erstübersetzungen (oft mit einer Sprachgewandtheit von über 80 %), doch für komplexe, sehr nuancierte oder kreative Inhalte ist menschliches Fachwissen nach wie vor unverzichtbar. Die Lösung von Awtomated ist auf die Nachbearbeitung durch den Menschen ausgelegt und verbindet die Geschwindigkeit der KI mit menschlichem Fachwissen. Unsere adaptiven Modelle lernen aus Ihrem Translation Memory und Ihrem Glossar, um die Genauigkeit in Ihrem spezifischen Fachgebiet kontinuierlich zu verbessern.

Nein. KI unterstützt, sie ersetzt nicht. Unsere KI-Übersetzungstools ermöglichen es Linguisten, produktiver zu arbeiten und sich auf hochwertige Aufgaben wie Transkreation und Qualitätssicherung zu konzentrieren. Dies führt zu einer Steigerung der Übersetzerproduktivität um mehr als 25 %, sodass sie mehr Projekte bewältigen und schneller Ergebnisse von höherer Qualität liefern können.

Ja. Wir setzen branchenführende Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Datenanonymisierung, um Ihr Translation Memory und Ihre sensiblen Inhalte zu schützen. Ihre Daten bleiben vertraulich und entsprechen den weltweiten Datenschutzbestimmungen.

Der In-Context-Editor erweitert die KI-Übersetzung um eine visuelle Ebene. Während die KI Text generiert, wird dieser sofort im tatsächlichen Layout (z. B. Website, App-Benutzeroberfläche) angezeigt. Dies ermöglicht eine visuelle Qualitätssicherung, wodurch visuelle Fehler um 60 % reduziert und der Überprüfungsprozess bei der Lokalisierung von Benutzeroberflächen optimiert werden.

Der wesentliche Unterschied zwischen einem Übersetzungs-Business-Management-System (TBMS) und einem Übersetzungsmanagement-System (TMS) liegt in ihrem Schwerpunkt und ihren Funktionen.

Ein TMS verwaltet in erster Linie den Übersetzungsworkflow, einschließlich Übersetzungsspeichern, Glossaren und Automatisierungsfunktionen, um die Übersetzungsqualität und -effizienz zu verbessern. Im Gegensatz dazu geht ein TBMS über reine Übersetzungsaufgaben hinaus und deckt den gesamten geschäftlichen Bereich ab, wie beispielsweise Kundenmanagement, Preisgestaltung, Rechnungsstellung, Zahlungen und Geschäftsberichterstattung. Im Wesentlichen optimiert ein TMS die Übersetzungsprozesse, während ein TBMS sowohl Übersetzungsprojekte als auch den gesamten Geschäftsbetrieb im Übersetzungsbereich verwaltet.

Ein Translation Business Management System (TBMS) ist eine spezielle Software zur Verwaltung der geschäftlichen Aspekte von Übersetzungsdienstleistungen. Es unterstützt Übersetzungsagenturen bei der Kundenverwaltung, der Pflege von Lieferanten- und Übersetzerdatenbanken, der Preisgestaltung, der Rechnungsstellung, dem Zahlungsverkehr sowie der Erstellung detaillierter Geschäftsberichte.

Im Gegensatz zu Übersetzungstools, die sich ausschließlich auf den Übersetzungsworkflow konzentrieren, bietet ein TBMS strategische Übersicht, um ein Übersetzungsunternehmen effizient zu führen und auszubauen. Es verbindet Projektmanagement mit Finanz- und Verwaltungsfunktionen und ermöglicht es Unternehmen, alle Projekte zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten, die Rechnungsstellung zu automatisieren und Geschäftstrends zu analysieren – und das alles über eine zentrale Plattform.

Zu den TBMS-Plattformen zählt beispielsweise Awtomated, das Anpassungsmöglichkeiten, erweiterte Angebotsfunktionen und ein umfassendes, speziell auf Übersetzungsunternehmen zugeschnittenes Berichtswesen bietet.

Ja, wir bieten derzeit Integrationen mit Gmail und Outlook an und arbeiten an weiteren, um unseren Nutzern noch mehr Anbindungsmöglichkeiten zu bieten.

Mit dem automatisierten TBMS können Sie mehrere Arbeitsabläufe auf einer einzigen Plattform verwalten. Sie benötigen keine separate Software für die Rechnungsstellung und auch keine andere für das CRM. Mit diesem einen System verfügen Sie über alles, was Sie für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb benötigen. Das System bietet zudem eine Übersetzungsdatenbank, die Sie bei der Projektverwaltung unterstützt und die Effizienz steigert.

Ja, Sie können einen kostenlosen Demo-Anruf bei uns buchen, um sich vor dem Kauf ein Bild davon zu machen, wie Awtomated TBMS funktioniert.

Auf jeden Fall! Mit Awtomated TBMS müssen Sie sich zu keinem Zeitpunkt Sorgen um den Schutz Ihrer Daten machen. Wir respektieren und schätzen Ihre Privatsphäre, weshalb Ihre Daten ausschließlich Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern zugänglich sind.

Awtomated ist ein TBMS (Translation Business Management System). Es wurde entwickelt, um komplexe Arbeitsabläufe für Sprachdienstleister und Übersetzer zu vereinfachen.

Ja, Awtomated lässt sich in gängige E-Mail-Plattformen wie Microsoft Outlook und Gmail integrieren. Dadurch wird die Kommunikation mit Kunden automatisch direkt in deren Profile protokolliert, was für vollständige Transparenz sorgt.

Für Awtomated hat die Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes gemäß den weltweiten Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO, CCPA) oberste Priorität. Wir setzen starke Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits ein, um die im CRM gespeicherten sensiblen Kundendaten zu schützen.

Ja. Awtomated unterstützt den Datenimport aus verschiedenen Formaten (z. B. CSV) oder die Anbindung über Integrationen. Unser Support-Team hilft Ihnen dabei, eine korrekte Migration sicherzustellen.

Das CRM von Awtomated unterstützt Sie bei der Verwaltung von Kundenpräferenzen, indem Sprachpaare, spezifische Glossare, Stilrichtlinien, bevorzugte Übersetzer und projektspezifische Notizen direkt in den Kundenprofilen gespeichert werden. Dies schafft und stärkt Vertrauen und stellt sicher, dass jedes Übersetzungsprojekt den Erwartungen des jeweiligen Kunden entspricht.

KI-Übersetzungen ersetzen Sprachdienstleister nicht, sondern verändern deren Arbeitsweise. Erfolgreiche Agenturen nutzen KI für die Bearbeitung umfangreicher, sich wiederholender Inhalte, während menschliche Übersetzer sich auf kreative, juristische und fachspezifische Aufgaben konzentrieren, die Feingefühl und Verantwortungsbewusstsein erfordern. Der eigentliche Wettbewerbsvorteil liegt in der Betriebsabwicklung: Agenturen, die KI-gestützte Arbeitsabläufe effizient umsetzen, die Qualität sichern und schneller liefern können, werden diejenigen übertreffen, die noch manuell arbeiten. Das KI-Übersetzungsmodul von Awtomated fügt sich in Ihren bestehenden Workflow ein, statt ihn zu überlagern. Entdecken Sie → KI-Übersetzung

Ja. Nach einer ersten Demo mit unserem Team erhalten Sie uneingeschränkten Testzugang – in der Regel für ein bis zwei Wochen, bei Bedarf auch länger. Sie können echte Arbeitsabläufe mit Ihren eigenen Daten testen, nicht in einer eingeschränkten Sandbox. Buchen Sie eine Demo, um loszulegen →

Plunet und XTRF sind Unternehmenslösungen, die teuer und komplex sind und für große Agenturen mit eigenen IT-Teams konzipiert wurden, deren Implementierung Monate in Anspruch nimmt. SmartCat ist in erster Linie ein CAT-Tool und ein Marktplatz für Freiberufler, kein vollwertiges Unternehmensmanagementsystem. Awtomated bietet Ihnen CRM, Projektmanagement, Lieferantenmanagement, Rechnungsstellung, Translation Memory und einen Editor in einem – zu einem Bruchteil der Kosten und innerhalb von Tagen statt Monaten einsatzbereit.

Awtomated vereint sechs Kernmodule auf einer Plattform: • Projektmanagement – Erstellen und verfolgen Sie eine unbegrenzte Anzahl von Projekten und Aufgaben über ein einziges Dashboard. • Lieferantenmanagement – Nehmen Sie Übersetzer auf, weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie Bestellungen und Zahlungen über ein spezielles Lieferantenportal. • CRM – Verwalten Sie Aufträge, teilen Sie Kostenvoranschläge und stellen Sie Kunden ein eigenes Portal zur Verfügung, um den Projektstatus zu überprüfen. • Finanzmanagement – Rechnungsstellung in mehreren Währungen, automatisierte Auftragserstellung, Auszahlungen an Lieferanten und Finanzübersicht in Echtzeit. • Translation Memory – Verwenden Sie bereits übersetzte Segmente wieder, um die Konsistenz zu verbessern und Kosten zu senken. • KI-Übersetzung – Integrieren Sie maschinelle Übersetzung direkt in Ihren Liefer-Workflow. Alle Funktionen anzeigen → awtomated.com/features

Ein Übersetzungsmanagementsystem (TMS) ist auf den sprachlichen Arbeitsablauf ausgelegt und umfasst Übersetzungsspeicher, Glossare, die Integration von CAT-Tools sowie Qualitätsprüfungen. Es verwaltet Texte. Ein Übersetzungs-Business-Management-System (TBMS) wie Awtomated verwaltet die geschäftlichen Abläufe hinter diesen Texten – Kunden, Lieferanten, Projekte, Angebote, Rechnungen und Zahlungen. Beide Systeme können zusammenarbeiten, doch die meisten wachsenden Sprachdienstleister stellen fest, dass sie vor allem die geschäftliche Ebene benötigen.

Awtomated ist ein Translation Business Management System (TBMS), das speziell für Sprachdienstleister entwickelt wurde – Übersetzungsagenturen, kleine Sprachdienstleister und wachsende mehrsprachige Unternehmen, die es leid sind, fünf verschiedene Tools miteinander zu kombinieren, um ein einziges Projekt abzuwickeln. Es wickelt alles in einem durchgängigen Workflow ab: Kundenangebote, Projektmanagement, Lieferantenkoordination, Rechnungsstellung, Zahlungen an Lieferanten und Finanzberichterstattung. Stellen Sie es sich als das operative Rückgrat Ihres Übersetzungsunternehmens vor – damit Ihr Team weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit mit der Lieferung von Qualität verbringen kann. Erfahren Sie, wie es funktioniert →

Die Plattform verfügt über ein integriertes TM-System – importieren Sie TMX- oder XLSX-Dateien, und die Übersetzer sehen während der Arbeit direkt im Text vollständige und teilweise Übereinstimmungen. Terminologiedatenbanken sorgen für eine einheitliche Terminologie über alle Projekte hinweg. Platzhalter schützen sensible Inhalte wie Codes oder IDs während der Übersetzung. Siehe → Translation Memory

Ja. Es unterstützt XLIFF-, DOCX-, PDF-, HTML-, CSV-, Excel-, JSON- und PO-Dateien. Übersetzer sehen während der Arbeit direkt im Text TM-Treffer und MT-Vorschläge. Die Benutzeroberfläche ist bewusst vertraut gestaltet – die meisten Linguisten, die mit Trados vertraut sind, finden sich innerhalb weniger Minuten zurecht. Entdecken → Editor

Die Kennzahlen, die tatsächlich Entscheidungen beeinflussen: Termintreue, Projektrentabilität pro Kunde, durchschnittliche Überarbeitungszyklen pro Übersetzer, durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Sprachpaar und Geschwindigkeit des Rechnungsinkassos. Die meisten Agenturen erfassen zwar den Umsatz, übersehen dabei jedoch die Marge – und genau dort liegt das eigentliche Bild. Das Dashboard von Awtomated zeigt all diese Kennzahlen in Echtzeit an, sodass Sie Ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen und nicht aus dem Bauch heraus.

Ja. Projekte sind die oberste Ebene; Aufgaben sind die Arbeitseinheiten, die den Dienstleistern zugewiesen werden. Ein Projekt kann eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben umfassen – verschiedene Sprachpaare, verschiedene Phasen (Übersetzung, Lektorat, Korrekturlesen), verschiedene Dateien –, die jeweils an einen anderen Dienstleister vergeben werden und alle in derselben Ansicht nachverfolgt werden.

Ja, über das Kundenportal. Kunden laden Dateien hoch, geben Sprachpaare an, fügen Anweisungen hinzu und senden den Auftrag ab – ganz ohne E-Mails. Das Projekt erscheint sofort vollständig strukturiert in Ihrem System. Keine Dateneingabe, kein Hin und Her zur Klärung. Dies ist besonders nützlich für Kunden mit hohem Auftragsvolumen und häufigen kleineren Projekten – sie profitieren von einer schnelleren Bearbeitungszeit, Sie erhalten sauberere Daten. Entdecken Sie → CRM & Kundenportal

Die Aufgaben, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen, lassen sich auch am besten automatisieren: Projektzuweisung, Statusaktualisierungen, Kundenbenachrichtigungen, Rechnungserstellung, Zahlungserinnerungen und die Erstellung von Bestellungen für Lieferanten. Awtomated erledigt all dies automatisch, sobald ein Projekt die einzelnen Phasen des Workflows durchläuft. Für eine mittelgroße Agentur, die monatlich 40 bis 60 Projekte bearbeitet, bedeutet dies in der Regel eine Zeitersparnis von 10 bis 15 Stunden pro Woche bei der Verwaltungsarbeit.

Über ein zentrales Dashboard, das alle aktiven Projekte, deren aktuellen Status, anstehende Fristen und alle zu beachtenden Hinweise anzeigt. Projekte, deren Fristen bald ablaufen, werden automatisch hervorgehoben. Überfällige Aufgaben lösen Benachrichtigungen aus, bevor sie zu Kundenbeschwerden führen. Das System sorgt zudem für die Einhaltung der Arbeitsschritte – ein Projekt kann erst dann als abgeschlossen markiert werden, wenn es alle erforderlichen Qualitätsprüfungen durchlaufen hat. Keine versehentlich übersprungenen Schritte, keine versteckten Fehler.

Sobald man mehr als 15 bis 20 aktive Projekte gleichzeitig bearbeitet, geraten Tabellenkalkulationen schnell außer Kontrolle. Der Status wird in einer Datei erfasst, Kundennotizen in einer anderen, und die Preise der Lieferanten finden sich irgendwo in den E-Mails. Aktualisierungen erfordern manuelle Änderungen an allen Stellen – und dabei geht immer etwas unter. Awtomated behandelt alle Projektdaten als miteinander verbunden. Wenn sich ein Termin verschiebt, werden alle Beteiligten automatisch benachrichtigt. Finanzdaten fließen direkt vom Projektabschluss in die Rechnungserstellung. Kein manuelles Kopieren, keine Versionskonflikte, keine Panik wegen der Frage „Welche Datei ist aktuell?“.

Ja. Konfigurieren Sie die Rechnungsautomatisierung für jeden Lieferanten individuell – lassen Sie beispielsweise monatliche Sammelrechnungen erst zu, wenn ein Mindestbetrag (z. B. 100 €) erreicht ist und das Projekt abgeschlossen ist. So vermeiden Sie kleine Zwischenrechnungen und sorgen für eine disziplinierte Zahlungsabwicklung. Die Einstellungen gelten entweder global oder für jeden einzelnen Lieferanten.

Nur, wenn Sie es zulassen. Sie entscheiden, ob ein Lieferant Preise, sein Profil, beides oder gar nichts bearbeiten darf. Jede von ihm vorgenommene Änderung löst eine Benachrichtigung an Sie aus. Alle Änderungen werden protokolliert, sodass ein lückenloser Prüfpfad entsteht.

Auf jeden Fall – insbesondere bei Stammkunden oder in technischen Fachgebieten. Ohne ein Glossar wird ein und derselbe Begriff in drei verschiedenen Projekten auf drei unterschiedliche Arten übersetzt. Das verärgert die Kunden und führt zu kostspieligen Überarbeitungsrunden. Das Translation Memory und der Editor von Awtomated sorgen automatisch für eine einheitliche Terminologie in jedem Projekt. Entdecken Sie → Translation Memory

In der Regel sind es zwei Dinge: verspätete Zahlungen und mangelhafte Kommunikation. Freiberufler kommen mit einer kurzen Zahlungsverzögerung zurecht – was der Beziehung jedoch schadet, ist, im Unklaren gelassen zu werden. Agenturen, die feste Zahlungstermine festlegen, proaktiv kommunizieren und ein strukturiertes Lieferantenportal nutzen, können ihre besten Übersetzer deutlich länger an sich binden. Awtomated automatisiert die Erstellung von Lieferantenbestellungen, verfolgt den Zahlungsstatus und bietet Übersetzern über ihr Portal vollständige Transparenz – sodass sie Sie nie um Informationen bitten müssen.

Maschinelle Übersetzung eignet sich gut für große Mengen sich wiederholender, risikoarmer Inhalte – Produktbeschreibungen, interne Dokumente, Nutzerbewertungen –, bei denen Schnelligkeit wichtiger ist als stilistische Präzision. Die Nachbearbeitung maschineller Übersetzungen (MTPE) liegt dazwischen: Die maschinelle Übersetzung übernimmt den ersten Durchgang, ein Mensch verfeinert sie anschließend. Menschliche Übersetzer sollten immer für rechtliche Verträge, medizinische Unterlagen, Markenmarketing und alle Inhalte zuständig sein, bei denen eine Fehlübersetzung kostspielig oder schädlich sein könnte. Awtomated unterstützt beide Arbeitsabläufe. Entdecken Sie → KI-Übersetzung

Awtomated verwaltet detaillierte Übersetzerprofile, die über reine Sprachpaare hinausgehen – Spezialisierungen, Pünktlichkeitsquote, Häufigkeit von Überarbeitungen und Kundenfeedback werden im Laufe der Zeit erfasst. Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, können Sie anhand von tatsächlichen Leistungsdaten, aktueller Verfügbarkeit und Kundenpräferenzen filtern und Aufträge zuweisen. Dadurch wird das Rätselraten bei der Auftragsvergabe vermieden und für jeden Auftrag stets die am besten geeignete Person eingesetzt.

Nein. Filtern Sie Anbieter nach Sprachpaar oder Fachgebiet und laden Sie dann mit einem einzigen Klick einen oder mehrere gleichzeitig ein. Die Anbieter erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung auf der Plattform. Derjenige, der zuerst zusagt, erhält den Auftrag – und in diesem Moment wird automatisch eine Bestellung generiert. Keine E-Mail-Korrespondenz, keine manuelle Nachverfolgung von Bestätigungen, kein Papierkram.

Unbegrenzte Anzahl an Anbietern. Da für Anbieter keine kostenpflichtigen Lizenzen erforderlich sind, entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten für die Einbindung Ihres gesamten Freelancer-Netzwerks. In den Profilen werden Sprachpaare, Fachgebiete, Qualifikationen, Bankdaten (PayPal, Banküberweisung, Wise) sowie mehrere Tarifstufen pro Anbieter gespeichert. Mehr erfahren → Anbieterverwaltung

Ein Anbieterportal ist ein geschützter Online-Arbeitsbereich, in dem sich Ihre freiberuflichen Übersetzer anmelden, um verfügbare Projekte einzusehen, Aufträge anzunehmen, fertige Arbeiten hochzuladen und Rechnungen einzureichen – ganz ohne E-Mail-Korrespondenz. Für Agenturen, die regelmäßig mehr als fünf oder sechs Übersetzer betreuen, ersetzt ein Anbieterportal die chaotische Koordination per E-Mail durch ein strukturiertes, nachvollziehbares System. In den Übersetzerprofilen sind Sprachpaare, Tarife, Fachgebiete und Verfügbarkeit gespeichert – so dauert die Zuweisung der richtigen Person nur wenige Sekunden. Siehe → Das Anbieterportal von Awtomated

Ja. Laden Sie Ihr Logo hoch, fügen Sie Felder hinzu oder entfernen Sie sie und passen Sie die Einzelposten an. Bei Kostenvoranschlägen funktioniert das genauso. E-Mail-Vorlagen für Angebote, Aufgabeneinladungen und Lieferantenvereinbarungen können in mehreren Sprachen angepasst werden.

Ja. Das Dashboard zeigt ausstehende Rechnungen, anstehende Zahlungen an Lieferanten, Bestellwerte und den Cashflow in Echtzeit an. Auf Projektebene können Sie Kosten und Einnahmen im Vergleich einsehen – was nahezu unmöglich ist, wenn Angebote per E-Mail versendet werden, Rechnungen in einem separaten Tool verwaltet werden und Lieferantenkosten in einer Tabellenkalkulation erfasst sind.

Beginnen Sie damit, alles im Blick zu behalten: unbezahlte Rechnungen, Kunden, die regelmäßig Zahlungen verzögern, und ausstehende Zahlungen an Lieferanten. Ein Finanz-Dashboard in Echtzeit macht Schluss mit dem Rätselraten. Legen Sie klare Regeln fest – nach Möglichkeit 30-tägige Zahlungsfristen, Vorauszahlungen für Großprojekte und eine Liquiditätsreserve zur Deckung der Lieferantenkosten, wenn Kunden mit ihren Zahlungen im Verzug sind. Das Finanzmodul von Awtomated bietet Ihnen einen Echtzeit-Überblick über Umsätze, ausstehende Beträge und die Rentabilität von Projekten – so erkennen Sie Probleme frühzeitig.

Agenturen, die dies gut handhaben, tun drei Dinge: Sie halten eine Barreserve speziell für Zahlungen an Lieferanten vor, legen feste Zahlungstermine fest (z. B. den 1. und 15. jedes Monats), damit Übersetzer immer wissen, wann sie mit einer Zahlung rechnen können, und sie handeln mit den Kunden kürzere Zahlungsfristen aus, um die Lücke zu verringern. Awtomated verfolgt Lieferantenrechnungen, berechnet Auszahlungen automatisch und bietet Ihnen einen Echtzeit-Überblick darüber, wem was geschuldet wird – so werden Sie nie unvorbereitet erwischt.

Sie konfigurieren länderspezifische Steuersätze – spanische IVA, deutsche 19 %, britische VAT – und der richtige Steuersatz wird automatisch auf der Grundlage der Kundenkonfiguration auf die Rechnungen angewendet. Keine manuellen Anpassungen pro Kunde, keine Fehler bei der Steuerberechnung.

Ja – und wenn Sie mit internationalen Kunden zusammenarbeiten, ist dies ein absolutes Muss. Awtomated bietet integrierte Unterstützung für mehrere Währungen. Stellen Sie einem US-Kunden Rechnungen in USD, einem deutschen Kunden in EUR und einem britischen Kunden in GBP über dieselbe Plattform aus. Kunden erhalten Rechnungen in ihrer eigenen Währung, was die Bearbeitung beschleunigt und den Schriftverkehr reduziert. Entdecken Sie → Finanzmanagement

Die häufigsten Ursachen sind die Zahlungsfristen von Unternehmen (30–60 Tage sind bei vielen Kunden Standard), Fehler in Rechnungen, die den Genehmigungsprozess von vorne beginnen lassen, sowie Kommunikationslücken zwischen Ihrem Team und der Finanzabteilung des Kunden. Die Lösung: klare Zahlungsbedingungen, die vor Projektbeginn festgelegt werden, eine fehlerfreie automatisierte Rechnungsstellung und Zahlungserinnerungen, die versendet werden, ohne dass sich jemand daran erinnern muss. Bei Großprojekten verbessert die Forderung nach einer Anzahlung von 30–50 % sofort Ihre Liquiditätslage.

Drei Gewohnheiten machen den größten Unterschied. Erstens: Versenden Sie die Rechnung sofort nach Projektabschluss – nicht erst Tage später. Zweitens: Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung die Projektbeschreibung, die Sprachpaare, die Wortzahl, den Stundensatz, den Gesamtbetrag, die Zahlungsbedingungen und das Fälligkeitsdatum enthält – fehlende Angaben sind der Hauptgrund, warum Finanzabteilungen Rechnungen ablehnen. Drittens: Automatisieren Sie den Prozess vollständig. Awtomated erstellt Rechnungen automatisch, sobald ein Projekt abgeschlossen ist, verknüpft sie mit der ursprünglichen Bestellung und versendet Zahlungserinnerungen, ohne dass jemand aus Ihrem Team einen Finger rühren muss.

Alles ist in der Plattform integriert. Kundenrechnungen, Lieferantenauszahlungen, Bestellungen, Kostenvoranschläge und Transaktionsnachverfolgung – alles ist mit Ihren Projekten verknüpft. Die automatische Ausfüllfunktion übernimmt Projektdetails und Tarife. Teilzahlungen werden erfasst und korrekt verrechnet. Kein separates Rechnungsstellungstool, keine doppelte Dateneingabe. Entdecken Sie → Finanzmanagement

Ein Auftrag ist ein formelles Dokument, das Ihre Dienstleistungen bestätigt – darin sind Sprachpaare, Wortzahlen, Fristen und vereinbarte Preise festgelegt. Im Übersetzungsbereich dient er als Vertrag vor Beginn der Arbeit. Für Agenturen bieten Aufträge Sicherheit für den Cashflow. Wenn Ihre Rechnungsstellung mit einem genehmigten Auftrag verknüpft ist, kommen Rechnungsstreitigkeiten so gut wie nicht mehr vor und Zahlungsverzögerungen gehen deutlich zurück. Awtomated erstellt automatisch Aufträge für Auftragnehmeraufgaben, sobald ein Projekt zugewiesen wird. Siehe → Finanzmanagement

Ja. DeepL und Microsoft Translate sind bereits verfügbar – wenden Sie maschinelle Übersetzung direkt im Editor auf Segment- oder Dokumentebene an. Für die kommenden Quartale sind weitere KI-Verbesserungen geplant. Siehe → KI-Übersetzung

Xero befindet sich in der aktiven Entwicklung. Für QuickBooks wird derzeit der Funktionsumfang festgelegt. In der Zwischenzeit deckt das Finanzmodul die meisten Bereiche ab, für die kleine und mittelgroße Sprachdienstleister normalerweise ein separates Buchhaltungstool nutzen – Rechnungsstellung, Zahlungen an Lieferanten, Bestellungen, Mehrwährungsfunktion und Mehrwertsteuer. Viele Teams stellen fest, dass sie für den täglichen Betrieb kein separates Buchhaltungstool mehr benötigen.

Ja. Awtomated unterstützt den Import von Analysedateien aus anderen TMS-Systemen – Wortzahlangaben und Analysen aus Phrase können für die Angebotserstellung und Rechnungsstellung importiert werden. Lieferantendaten und Kundenlisten werden über Excel-Vorlagen bereitgestellt. Bei komplexen Migrationen unterstützt unser Technikteam Sie bei der direkten Datenbankmigration. Die meisten Kunden betreiben beide Systeme während der Umstellungsphase vier bis acht Wochen lang parallel und führen dann einen reibungslosen Umstieg durch.

Ja. Verbinden Sie Gmail oder Outlook, und eingehende E-Mails von Kunden oder über Website-Formulare gesendete Anfragen werden automatisch zu Tickets oder Projektanfragen innerhalb der Plattform – kein Kopieren und Einfügen, keine übersehenen Nachrichten, die im Posteingang untergehen. Die Einrichtung dauert etwa fünf Minuten und ist das Erste, was wir Ihnen empfehlen. Siehe → Integrationen

Ja. Awtomated lässt sich derzeit mit Gmail, Outlook, Microsoft 365, DeepL, Microsoft Translate und WordPress integrieren – so fließen Kundenanfragen und Dateien direkt in die Plattform ein, ohne dass man sie kopieren und einfügen muss. Weitere Integrationen sind in Planung. Alle anzeigen → awtomated.com/integrations

Ja, für Teams mit strengen Anforderungen an den Datenstandort oder an die Compliance. Unsere Cloud-Infrastruktur wird in Frankfurt am Main gehostet und ist vollständig DSGVO-konform – was für die meisten Kunden die Anforderungen an den Datenstandort in Europa erfüllt. Wenn Sie spezifischere Anforderungen haben, bringen Sie diese bitte zu Ihrer Demo mit, und wir gehen die Optionen gemeinsam durch.

Ja. Nach einer ersten Demo erhalten Sie für ein bis zwei Wochen uneingeschränkten Zugriff – testen Sie echte Arbeitsabläufe mit Ihren eigenen Daten, nicht in einer eingeschränkten Sandbox. Buchen Sie eine Demo, um loszulegen →

Weil es anders aufgebaut ist. Herkömmliche Plattformen berechnen Gebühren pro Benutzer, pro Anbieterlizenz und pro Funktionsmodul – und erheben darüber hinaus noch Implementierungsgebühren und Supportverträge. Awtomated setzt auf eine pauschale, transparente Preisgestaltung: eine Gebühr pro Benutzer, keine Lizenzgebühren für Anbieter oder Kunden, keine versteckten Implementierungskosten. Funktionen auf Unternehmensniveau zu einem Preis, der für eine wachsende Agentur Sinn macht.

Awtomated wurde als das preisgünstigste TBMS auf dem Markt konzipiert – damit wachsende Agenturen und Boutique-LSPs professionelle Abläufe nutzen können, ohne die Preise für Großunternehmen zahlen zu müssen. Die Kernplattform kostet 19 € pro Benutzer und Monat. Die Translation Memory und der integrierte Editor kosten etwa 100 € pro Jahr und Organisation. Anbieter und Kunden benötigen keine kostenpflichtigen Lizenzen – Ihr gesamtes Freelancer-Netzwerk und alle Kunden nutzen die Plattform ohne zusätzliche Kosten. Alle Details → awtomated.com/pricing

In der ersten Woche finden täglich 15-minütige Check-ins statt. In den ersten zwei Monaten gibt es wöchentliche 30-minütige Workshops. Wir unterstützen Sie bei der Datenmigration und bieten Live-Konfigurationshilfe, damit Ihre Dienste, Tarife und Arbeitsabläufe von Anfang an korrekt eingerichtet sind. Ihr Team wird nicht allein mit einer Wissensdatenbank und einem Chatbot gelassen.

Ja. Wir haben bereits mehrere Kunden in genau dieser Situation betreut. Wir können Ihre Einarbeitung vorrangig behandeln und die Geschäftskontinuität sicherstellen. In den meisten Fällen sind die Teams selbst bei einer Datenmigration innerhalb weniger Tage auf Awtomated einsatzbereit. Je früher Sie sich bei uns melden, desto reibungsloser verläuft der Übergang.

Bringen Sie einfach Ihre tatsächlichen Probleme mit. Überlegen Sie sich, was Ihnen derzeit am meisten Kopfzerbrechen bereitet – ist es die manuelle Rechnungsstellung, versäumte Fristen, die langsame Zuweisung von Übersetzern oder Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Zahlungen? Wenn Sie ungefähr wissen, wie viele Projekte Sie monatlich bearbeiten und mit wie vielen Übersetzern Sie zusammenarbeiten, kann die Demo viel besser auf Ihre Situation zugeschnitten werden. Es gibt keinen Verkaufsdruck – sollte Awtomated nicht das Richtige für Sie sein, werden Sie das am Ende des Gesprächs wissen. Buchen Sie Ihre kostenlose Demo →

Ja. Nach einer ersten Demo können Sie eine Testphase nutzen, um Awtomated mit echten Projekten zu testen – nicht in einer isolierten Demo-Umgebung. So können Sie genau sehen, wie es sich in Ihren Arbeitsablauf einfügt, wie sich Ihre Übersetzer darauf einstellen und ob es Ihre Probleme tatsächlich löst. Während der gesamten Testphase steht Ihnen Unterstützung beim Onboarding zur Verfügung. Buchen Sie eine kostenlose Demo →

Die integrierte Import-/Exportfunktion nutzt Excel-Vorlagen – laden Sie das Format herunter, geben Sie Ihre Daten ein und laden Sie es wieder hoch. Bei großen Datenmengen unterstützt unser Technikteam Sie bei der direkten Datenbankmigration mithilfe maßgeschneiderter Skripte. Unsere Empfehlung: Beginnen Sie mit Ihrer Lieferantenliste und Ihren aktiven Kunden, führen Sie neue Projekte auf Awtomated durch und migrieren Sie dann schrittweise die historischen Daten. Sie müssen nicht alles am ersten Tag übertragen.

Die meisten Teams haben ihre Workflows innerhalb von 3 bis 5 Tagen einsatzbereit. Awtomated umfasst ein strukturiertes Onboarding, echte LSP-Vorlagen und einen speziellen Migrationssupport, damit Sie Ihre Daten reibungslos aus Tabellenkalkulationen oder Altsystemen übertragen können. In der ersten Woche finden täglich 15-minütige Check-in-Gespräche statt, und in den ersten zwei Monaten werden wöchentliche 30-minütige Workshops angeboten, damit Ihr Team schnell sicher im Umgang mit dem System wird.

Ihre Daten gehören Ihnen. Ein vollständiger Export in Standardformaten ist jederzeit möglich – Projekte, Kundendaten, Lieferantendaten, Finanzdaten, Übersetzungsdateien. Keine Bindung, keine Exportgebühren. Die Plattform sollte sich Ihre Treue verdienen, statt einen Wechsel verteuern.

Nein. Lieferanten- und Kundenportale sind vollständig voneinander getrennte Umgebungen, die in die Architektur integriert sind. Lieferanten sehen nur ihre eigenen Aufgaben, Bestellungen und Rechnungen. Kunden sehen nur ihre eigenen Projekte und Rechnungen. Keiner von beiden hat Einblick in Ihre internen Margen, die Daten anderer Kunden oder die Preise anderer Lieferanten.

Detaillierte Zugriffskontrolle auf Modulebene. Ein Projektmanager kann das CRM einsehen, aber nicht bearbeiten, oder nur die Projekte sehen, die er selbst angelegt hat. Der Zugriff für Lieferanten wird ebenso kontrolliert – Sie entscheiden, was diese bearbeiten dürfen und was nicht. Die Einstellungen werden sofort und jederzeit angepasst, wobei lückenlos protokolliert wird, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Wenn Sie spezifische Compliance-Unterlagen benötigen – beispielsweise zu ISO 27001, SOC 2 oder anderen Standards –, fragen Sie unser Team während oder nach Ihrer Demo danach. Falls Ihr IT- oder Beschaffungsteam einen Sicherheitsfragebogen hat, bringen Sie diesen bitte zum Demo-Gespräch mit, damit wir ihn gemeinsam durchgehen können.

Auf jeden Fall. Awtomated nutzt starke Verschlüsselung (sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand), strenge Zugriffskontrollen und hält sich an weltweite Datenschutzbestimmungen, einschließlich der DSGVO. Alle Daten innerhalb der Plattform sind sicher isoliert – kein Dritter kann auf Ihre Kundendaten, Lieferantendaten oder Projektinformationen zugreifen.

Ja. Die Infrastruktur läuft auf Servern in Frankfurt – die Daten verbleiben innerhalb der EU und unterliegen vom ersten Tag an den Schutzbestimmungen der DSGVO. Für die Datenspeicherung in Europa ist keine spezielle Konfiguration erforderlich.

Kunden, die langfristig mit einer Agentur zusammenarbeiten, entscheiden sich aufgrund einer beständigen, zuverlässigen Leistungserbringung und proaktiver Kommunikation – nicht nur wegen wettbewerbsfähiger Preise. Agenturen, die ihre Kunden auf dem Laufenden halten, Termine stets einhalten und für eine reibungslose Zusammenarbeit sorgen, sind diejenigen, die langfristig beauftragt werden. Awtomated unterstützt Sie dabei, Ihre Abläufe an jedem Berührungspunkt professionell zu gestalten: strukturierte Projektaufnahme, automatisierte Updates, übersichtliche Rechnungen und ein Kundenportal, das Ihren Kunden Transparenz bietet, ohne dass Ihr Team zusätzlichen Aufwand betreiben muss.

Kunden wandern ab, wenn sie sich ignoriert oder verunsichert fühlen. Im Übersetzungsbereich bedeutet dies meist, dass sie keine Statusmeldungen erhalten oder sich selbst bei der Agentur melden müssen. Das Problem ist fast nie beabsichtigt – es ist ein Problem des Arbeitsvolumens. Ein Projektmanager, der 25 laufende Projekte betreut, kann sich ohne ein System, das dies automatisch erledigt, einfach nicht daran erinnern, jeden Kunden täglich auf dem Laufenden zu halten. Agenturen, die eine automatisierte Kommunikation eingerichtet haben, verlieren selten Kunden aufgrund von Kommunikationsfehlern.

Bei jedem wichtigen Meilenstein werden automatische Statusaktualisierungen versendet – wenn ein Projekt zugewiesen wird, wenn es zur Überprüfung weitergeleitet wird und wenn es zur Auslieferung bereit ist. Kunden bleiben auf dem Laufenden, ohne dass Ihre Projektmanager eine einzige E-Mail mit Statusinformationen verfassen müssen. Kunden, die mehr Transparenz wünschen, können sich über das Kundenportal anmelden und den Fortschritt direkt einsehen – alle aktiven Projekte, aktuelle Phasen und voraussichtliche Liefertermine. Das Ergebnis: Kunden haben das Gefühl, die Kontrolle zu behalten, und Ihr Team verbringt nicht den halben Tag mit Status-E-Mails. Entdecken Sie → Kundenportal

Ein Warnsignal ist es, wenn der Inhaber oder Gründer mehr Zeit mit der Koordination von Projekten verbringt als mit dem Ausbau des Unternehmens. Wenn Sie persönlich Übersetzer kontaktieren, Kunden auf dem Laufenden halten und die Fristen für mehr als 20 bis 25 Projekte pro Monat verwalten müssen, brauchen Sie einen Projektmanager – oder zumindest ein System wie Awtomated, das diese Koordinationsaufgaben übernimmt, bevor Sie neue Mitarbeiter einstellen.

Es ist keine branchenspezifische Lizenz erforderlich. Sie benötigen die üblichen Unternehmensanmeldungen: eine Unternehmensgründung, eine GST- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls Ihr Umsatz den Schwellenwert überschreitet, sowie ein Girokonto auf den Namen Ihres Unternehmens. Firmenkunden bevorzugen nachdrücklich die Zusammenarbeit mit GST-registrierten Anbietern. Wenn Sie wachsen und größere internationale Kunden ansprechen, steigern Qualitätszertifizierungen wie ISO 17100 Ihre Glaubwürdigkeit erheblich. Sie sind zwar nicht verpflichtend, zeugen jedoch von Professionalität.

Nein. Der Betrieb einer Übersetzungsagentur ist eine unternehmerische Aufgabe, keine sprachliche. Was Sie brauchen, ist ein Verständnis für die Branche, die Fähigkeit, ein Team qualifizierter Übersetzer aufzubauen und zu leiten, sowie Systeme, um Projekte, Kunden und Finanzen professionell zu verwalten. Sprachliche Fachkenntnisse sind zwar hilfreich – doch auf Agentur-Ebene zählt vor allem unternehmerisches Geschick.

Wählen Sie zunächst eine Nische – Recht, Medizin, Technik, Marketing. Durch Spezialisierung gewinnen Sie schneller bessere Kunden als als Generalist. Melden Sie Ihr Unternehmen an (ein Einzelunternehmen ist der einfachste Einstieg), stellen Sie ein kleines Team aus vertrauenswürdigen Freiberuflern zusammen und bauen Sie eine einfache Online-Präsenz auf. Konzentrieren Sie sich dann auf Ihre ersten Kunden. Lokale Unternehmen, Anwaltskanzleien und Exportfirmen benötigen oft Übersetzungen, wissen aber nicht, wo sie suchen sollen. Sobald Sie erste Projekte an Land gezogen haben und zuverlässig liefern, übernehmen Weiterempfehlungen und Folgeaufträge den Großteil der Arbeit.

Kunden wenden sich an Upwork, wenn sie Schnelligkeit und niedrige Kosten wünschen. Sie bleiben bei Agenturen, wenn sie Zuverlässigkeit, Qualitätssicherung, Mehrsprachigkeit und professionelle Verantwortlichkeit benötigen. Die Agenturen, die Kunden an Freiberufler verlieren, sind diejenigen, die wie Freiberufler wirken – langsame Kommunikation, manuelle Abläufe, schwankende Qualität. Diejenigen, die Kunden gewinnen, zeichnen sich durch operative Exzellenz aus: schnelle Angebote, strukturierte Lieferung, übersichtliche Rechnungen und proaktive Updates. Awtomated wurde entwickelt, damit Boutique- und aufstrebende Sprachdienstleister wie etablierte Profis auftreten und arbeiten können.